Kalkulation in der Gebäudereinigung: Warum viele Betriebe systematisch zu günstig anbieten
In Gesprächen mit Inhabern und Geschäftsführern von Reinigungsbetrieben hören wir denselben Satz immer wieder: „Eigentlich müssten wir teurer sein.“
Dieser Satz steht für ein strukturelles Problem in der Branche. Viele Betriebe verkaufen ihre Leistung dauerhaft unter Wert — nicht, weil es ihnen an Erfahrung fehlt, sondern weil ihre Kalkulation nicht hält, was der Markt ihr abverlangt. Tarifabschlüsse, steigende Materialkosten, Sonderleistungen, Reklamationsaufwand: All das passiert in der Realität, fließt aber selten zurück in die Kalkulationsvorlage. Das Ergebnis ist eine schleichende Margenerosion, die in der Bilanz erst auftaucht, wenn es schon weh tut.
- Realistisch kalkulieren
- Versteckte Kosten erkennen
- Sicher Nachkalkulieren
Das Problem ist selten individuell, es ist systematisch
Wenn unsere Implementierer mit Kunden gemeinsam deren Kalkulationsvorlage prüfen, sehen sie fast überall dasselbe Bild. Die Kalkulationsvorlage ist über Jahre gewachsen. Sie wurde irgendwann einmal mit den damaligen Stundensätzen aufgesetzt. Mit jedem neuen Tarifabschluss kam ein Aufschlag oben drauf, manchmal sauber, manchmal pauschal. Sonderleistungen wurden „im Bauch“ mitkalkuliert. Und die Nachkalkulation — also der Abgleich zwischen geplanten und tatsächlichen Aufwänden nach Abschluss eines Objekts — passierte gar nicht oder nur sporadisch.
Damit fehlt der wichtigste Rückkanal in der Kalkulation: die Realität. Ohne Nachkalkulation weiß niemand im Betrieb, welche Objekte tatsächlich rentabel sind und welche nicht. Es entsteht die Illusion, dass alles „läuft“, weil unterm Strich noch Gewinn übrig bleibt. Was tatsächlich passiert: Die starken Objekte tragen die schwachen mit. Wer das nicht weiß, optimiert nichts — sondern arbeitet sich weiter ab.
Vier Kostenblöcke, die in der Praxis fast immer fehlen
Bei vielen Betrieben die mit unserer Software arbeiten stellten wir vor dem Wechsel zu uns die selben Probleme fest.
- Aktuelle Tarif- und Lohnnebenkosten. Tariferhöhungen werden oft nur in den direkten Stundensatz übernommen, nicht in alle Folge-Listen oder Vorlagen.
- Verteilzeiten und Wegezeiten. Wer realistisch rechnet, kalkuliert Anfahrt, Materialaufschlag, Übergaben mit.
- Sonderleistungen ohne klare Verrechnungsbasis. Graffitientfernung, Glasreinigung und andere Zusatzleistungen werden oft „aus Kulanz“ miterledigt – und nie abgerechnet, weil keine eindeutige Position im Angebot dafür existiert. Entscheidend ist die saubere Abgrenzung: Welche Leistungen sind in der Monatspauschale enthalten und welche nicht?
- Steuerungsaufwand der Objektleitung. Wer rechnet, dass die Objektleitung pro Objekt pro Woche eine bestimmte Anzahl Stunden für Disposition, Kommunikation und Kontrolle aufwendet, kalkuliert vollständig und realistisch
Nachkalkulation als blinder Fleck
Der größte Hebel in der Kalkulation ist selten ein neuer Stundensatz. Es ist die Nachkalkulation — und genau die findet in vielen Betrieben nicht statt. Der Grund ist nicht Faulheit, sondern Datenmangel: Wer Stunden auf Stundenzetteln erfasst und Sonderleistungen per WhatsApp ans Büro meldet, hat am Monatsende keine sauberen Zahlen pro Objekt oder verrechnet Zusatzleistungen nicht. Eine Nachkalkulation auf dieser Basis dauert Tage und kommt zu spät, um operativ noch etwas zu drehen.
Wer dagegen Zeiten, Sonder- und Zusatzleistungen direkt am Objekt digital erfasst, hat die Datenbasis für jede Nachkalkulation auf Knopfdruck — und sieht laufend welche Verträge wirklich tragen und welche längst nachverhandelt gehören.
Was sich ändert, wenn die Kalkulation aus dem System läuft
Eine kalkulationsfähige ERP-Lösung für Service-Betriebe bringt drei Dinge zusammen, die in Excel-Setups dauerhaft auseinanderfallen: Angebotskalkulation, Ist-Erfassung am Objekt und Nachkalkulation. Kalkulationsvorgaben fließen einmal zentral ein und gelten ab dem nächsten Angebot überall. Sonderleistungen, die am Objekt erbracht werden, landen automatisch in der Abrechnung.
Selbst-Check: Fünf Fragen für Ihre nächste Angebotsphase
- Wann wurde Ihre Kalkulationsvorlage zuletzt vollständig überarbeitet — nicht ergänzt, sondern überarbeitet?
- Können Sie für jedes laufende Objekt sagen, wie hoch der reale Stundenverbrauch im letzten Monat war?
- Welche Sonderleistungen wurden im letzten Quartal erbracht, aber nicht verrechnet?
- Wissen Sie, wie viele Stunden Ihre Objektleitung pro Objekt pro Woche aufwendet — und ist das in der Kalkulation berücksichtigt?
- Ab welcher Margenabweichung würden Sie ein Objekt nachverhandeln — und haben Sie die Daten, das zu begründen?
Wenn Sie bei zwei oder mehr Fragen zögern, ist der größte Hebel in Ihrem Betrieb nicht mehr Neukundengewinnung. Er ist eine saubere Kalkulation.
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A.S.E. begleitet seit über 40 Jahren Reinigungsbetriebe bei genau dieser Frage — von der Kalkulationsvorlage bis zur digitalen Nachkalkulation am Objekt.