Sanierersoftware: vom Schadensauftrag bis zur Schlussrechnung
Ein Wasserschaden kommt selten angekündigt. Ein Anruf, und wenige Stunden später steht der erste Techniker im Objekt: Räume aufnehmen, Geräte stellen, Messwerte sichern. Von diesem Moment bis zur Schlussrechnung müssen Dutzende Details zusammenpassen – für den Kunden, für den Betrieb und für die Versicherung. Genau auf diesem Weg entsteht Aufwand, den am Ende niemand bezahlt. Dieser Artikel geht ihn Schritt für Schritt durch – und zeigt, wo er sich digital abkürzen lässt.
Der Schadensfall ist der Anker
In einem Sanierungsbetrieb dreht sich alles um einen einzigen Bezugspunkt: den Schadensfall. Das Besichtigungsprotokoll, die Trocknungsgeräte, die geleisteten Stunden, die Fotos, die Rechnung – all das gehört zu genau einem Fall. Ändert sich der Umfang mitten in der Sanierung, was fast immer passiert, muss trotzdem alles am selben Fall zusammenlaufen. Wo dieser Anker fehlt, beginnt die Sucherei: Welche Position gehört zu welchem Objekt? Wo stehen eigentlich gerade meine Geräte, bei welchem Schaden waren sie wie lange im Einsatz – und wie hoch war der Stromverbrauch? Eine Branchensoftware für Sanierer setzt genau hier an – sie hängt jede Information an den Schadensfall, statt sie über Zettel, Ordner und Handyfotos zu verteilen.
Der Weg in der Übersicht
| Schritt | Wo zusätzlicher Aufwand entsteht | Mit A.S.E. am Schadensfall |
|---|---|---|
| Aufnahme | Aufmaß auf unterschiedlichste Arten erfasst, nur für den Ersteller nachvollziehbar; Fotos separat gesammelt und aufwändig dem Fall zugeordnet | Räume digital skizziert, Aufmaß entsteht automatisch, Bilder am richtigen Raum |
| Angebot | Leistungsverzeichnis wird im Büro mühsam aus Papierskizze, Handyfotos und Messprotokollen zusammengestellt | Leistungsverzeichnis-Positionen werden direkt bei der Besichtigung erfasst – samt Bildern und Infos schon im System als Angebotsgrundlage |
| Geräte | Unklar, welches Gerät wo steht – vergessene Geräte bleiben unbemerkt im Objekt und gehen verloren | Geräteeinsatz hängt am Fall; Laufzeiten für den Stromverbrauchsbrief auf Knopfdruck |
| Planung | Planung in Excel, Papier oder per Zuruf; Änderungen kommen meist kurzfristig per Telefon | Projektabschnitte anlegen, Abwicklung verfolgen, Mitarbeiter zuordnen, beauftragte Leistungen und Zusatzleistungen erfassen und dokumentieren |
| Stunden | Arbeitszeiten werden nicht mobil erfasst und landen nicht am Schadensfall | Zeiten mobil am Fall erfasst – Grundlage für Controlling und kaufmännische Bewertung; auffällige Mehrstunden zeigen zusätzliche Arbeiten |
| Dokumentation | Nachweise an verschiedenen Orten verstreut – oft in privaten Chatverläufen, nicht zentral und kaum nachvollziehbar | Alle Bilder, Protokolle und Kommunikation zentral im digitalen Schadensakt abgelegt und jederzeit nachvollziehbar |
| Rechnung | Zusatzleistungen gehen unter | Leistungen und Zusatzleistungen hängen am Fall – die Schlussrechnung ist durch die Dokumentation belegt |
Auftragseingang und Besichtigung: hier beginnt die Doppelarbeit
Der klassische Ablauf: Der Techniker nimmt vor Ort auf – Aufmaß auf Papier, Fotos aufs Handy, Notizen in ein Formular. Jeder erfasst dabei etwas anders; nachvollziehbar ist das Aufmaß oft nur für den, der es aufgenommen hat. Im Büro wird alles noch einmal abgetippt und sortiert, die Fotos werden mühsam dem Fall zugeordnet. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Mit einer mobilen Schadensaufnahme entsteht das Besichtigungsprotokoll direkt am Objekt: Der Techniker skizziert die Räume digital, das Aufmaß entsteht dabei automatisch, Bilder und Messpunkte hängen gleich am richtigen Raum. Nichts muss später abgetippt werden – die Aufnahme ist schon da, wo sie hingehört: am Schadensfall.
Vom Aufmaß ins Angebot – ohne Umweg übers Büro
Aus der Aufnahme wird das Angebot. Der Techniker wählt keine allgemeine Maßnahme, sondern gleich die passende Leistung aus dem hinterlegten Leistungsverzeichnis – bereits während der Besichtigung. Die Positionen fließen direkt in die Kalkulation. Was vor Ort erfasst wurde, ist samt Bildern und Infos bereits die Grundlage für das Angebot – niemand muss das Leistungsverzeichnis im Büro aus Skizzen, Fotos und Messprotokollen zusammensuchen. Das verkürzt den Weg von der Erstbesichtigung zum verschickten Angebot spürbar – gerade dann, wenn mehrere Fälle parallel laufen.
Durchführung: Geräte, Einsatzplanung und Stunden
Während der Sanierung passiert das meiste – und geht am ehesten unter. Drei Stellen sind besonders anfällig:
- Geräte: Trocknungsgeräte stehen tage- bis wochenlang im Objekt. Eine Geräteverwaltung, die am Schadensfall hängt, hält fest, welches Gerät seit wann in welchem Objekt läuft. Die Laufzeiten stehen bereit, wenn der Stromverbrauchsbrief für den Geschädigten fällig wird – auf Knopfdruck statt aus Zetteln zusammengesucht. So bleibt auch nachvollziehbar, welches Gerät noch im Objekt steht, statt dass es dort vergessen wird.
- Planung: Notdienst und Einsatzplanung laufen in vielen Betrieben über Telefon und Zettel. Digital sieht jeder Techniker auf dem Handy, wo er wann sein muss; Änderungen kommen sofort an, und im Büro ist sichtbar, welcher Einsatz gerade läuft. Mit A.S.E. werden zudem Projektabschnitte angelegt, Mitarbeiter zugeordnet und beauftragte Leistungen sowie Zusatzleistungen direkt am Fall dokumentiert.
- Stunden: Mobil geleistete Arbeitszeit geht am leichtesten verloren. Wird die Zeit direkt am Einsatzort erfasst – mit Bezug zum Schadensfall –, hat man eine verlässliche Grundlage für Controlling und kaufmännische Bewertung. Fallen ungewöhnlich viele Stunden auf, ist das oft ein Hinweis auf zusätzlich durchgeführte Arbeiten, die sich dann erkennen und verrechnen lassen. Kein Nachtelefonieren am Monatsende, keine geschätzten Stunden.
Dokumentation für die Versicherung: Nachweis rausziehen statt suchen
Am Ende jedes Falls steht die Frage: Ist alles belegbar? Die Zusammenarbeit mit Versicherungen und Regulierern gehört zum Alltag der Branche – die Prüfung ist ein normaler Teil des Geschäfts, kein Gegner. Entscheidend ist nur, ob der Nachweis griffbereit ist, wenn nachgefragt wird. Im digitalen Schadensakt liegen Mess-, Trocknungs- und Abnahmeprotokolle, Arbeitsscheine, Erstberichte, Bilder und die Kommunikation zum Fall zentral an einer Stelle. Fragt der Regulierer nach einem Messwert oder einem Foto aus einem bestimmten Raum, wird der Nachweis herausgezogen, statt ihn in Ordnern und Chatverläufen zu suchen. Vollständige Dokumentation heißt in der Praxis: seltener gekürzte Positionen, weniger Rückfragen, schneller freigegebene Rechnungen.
Verrechnung: vollständig und belegbar
Der letzte Schritt ist der, an dem sich die vorherigen auszahlen – oder eben nicht. Weil Stunden, Leistungen, Geräte und Nachweise am Schadensfall hängen, lässt sich die Abrechnung zusätzlich mit dem belegen, was ohnehin schon dokumentiert ist.
Gerade die Positionen, die während der Sanierung dazukommen – zusätzlich bestellte Leistungen, kurzfristige Maßnahmen –, gehen nicht mehr unter, sondern stehen dort, wo sie hingehören: am Fall. Bei mehreren Schadensfällen parallel ist das der Unterschied zwischen einer ungefähr vollständigen und einer wirklich vollständigen Rechnung.
Was das im Betrieb bedeutet
Kein einzelner dieser Schritte ist für sich genommen spektakulär. Aber zusammengenommen entscheidet der Weg vom Schadensauftrag bis zur Schlussrechnung darüber, wie viel Aufwand im Betrieb hängen bleibt, den niemand bezahlt. Eine Software, die den Schadensfall als Anker nimmt, nimmt an jedem Schritt ein Stück Doppelarbeit heraus – bei der Aufnahme, bei den Geräten, bei der Planung, bei den Stunden, bei der Dokumentation und bei der Rechnung – und schafft nebenbei die Grundlage für ein sauberes Controlling.
Module unserer Software
Sehen, wie das für Ihren Betrieb aussieht?
Die A.S.E. Ebner & Partner GmbH entwickelt seit über 40 Jahren Software für Dienstleistungsbetriebe – mit einer eigenen Lösung für Sanierer. In einer kostenlosen Online-Demo (60–90 Minuten, keine Vorbereitung) gehen wir den Weg vom Schadensauftrag bis zur Schlussrechnung an Ihren Beispielen durch.