Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung bedeutet, Dokumente so aufzubewahren, dass sie vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Eine Ablage in Ordnerstrukturen auf einem Netzlaufwerk erfüllt das in der Regel nicht.

Die vier Anforderungen in der Praxis

Vollständigkeit heißt, dass kein Beleg fehlt; Nachvollziehbarkeit, dass jede Änderung protokolliert ist; Unveränderbarkeit, dass ein abgelegtes Dokument nicht stillschweigend ersetzt werden kann; Lesbarkeit, dass das Format auch in vielen Jahren noch geöffnet werden kann.

Was oft übersehen wird

Nicht nur Rechnungen sind betroffen, sondern alle Unterlagen, die Geschäftsfälle begründen – Leistungsnachweise, Stundenaufzeichnungen, Protokolle, Fotos. Genau deshalb gehören diese Nachweise am Auftrag und nicht in persönlichen Postfächern, siehe Auftragswesen.