Fixkosten fallen unabhängig von der Auftragslage an – Mieten, Leasing, Versicherungen, Software, Verwaltungspersonal. Variable Kosten entstehen dagegen mit der Leistung: Lohnstunden der Ausführung, Material, Treibstoff, Fremdleistungen.
Sie beantwortet die Frage, ab welchem Umsatz ein Betrieb trägt und wie viel ein zusätzlicher Auftrag wirklich kostet. Nur variable Kosten entfallen, wenn ein Auftrag wegfällt – die Fixkosten bleiben und müssen von den übrigen Aufträgen getragen werden.
Stammpersonal ist kurzfristig fix, langfristig variabel: Wer Mitarbeiter unabhängig von der Auslastung beschäftigt, trägt deren Kosten wie Fixkosten. Genau deshalb schlägt sinkende Auslastung so unmittelbar auf das Ergebnis durch – siehe Kostenrechnung.