Bei der Barcode- oder QR-Code-Erfassung wird ein Objekt, Gerät oder Material über einen aufgebrachten Code identifiziert – gescannt mit der Smartphone-Kamera oder einem Handscanner. Der Code ersetzt die manuelle Auswahl aus einer Liste.
Bei Geräten, die zwischen Einsatzorten wandern, bei Materialentnahmen aus dem Lager und bei der Identifikation von Räumen oder Anlagen im Objekt. Gerade dort, wo es viele gleich aussehende Positionen gibt, verhindert der Scan die Verwechslung.
Ein Scansystem ist nur so gut wie die Pflege der Codes: Jedes neue Gerät braucht sein Etikett, jedes ausgeschiedene muss ausgebucht werden. Ohne diese Disziplin entstehen Lücken, die mehr Verwirrung schaffen als die Liste vorher – siehe Lagerverwaltung.