Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht legt fest, wie lange Bücher, Aufzeichnungen und Belege verfügbar bleiben müssen. In Österreich gilt nach der Bundesabgabenordnung grundsätzlich eine Frist von sieben Jahren, gerechnet ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres; für einzelne Bereiche, etwa im Zusammenhang mit Grundstücken, gelten längere Fristen.

Was alles dazugehört

Nicht nur Rechnungen und Bankbelege, sondern auch die Unterlagen, die Geschäftsfälle begründen: Leistungsnachweise, Stundenaufzeichnungen, Arbeitszeitaufzeichnungen, Protokolle und Fotos. Bei einer Prüfung ist die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsfalls entscheidend, nicht die Ablagestruktur.

Digital aufbewahren heißt nachvollziehbar aufbewahren

Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, unveränderbar und über die Frist lesbar bleiben. In der Praxis ist das der Grund, Nachweise am Auftrag statt in persönlichen Ordnern und Mailpostfächern zu führen – siehe Auftragswesen.