Schadensakt

Der Schadensakt – meist digital geführt – bündelt alle Informationen zu einem Schadensfall an einer zentralen Stelle: Erstbericht, Fotos, Aufmaß, Messwerte, Trocknungsprotokolle, eingesetzte Geräte, Stunden, Angebote und Rechnungen. Er ist das Pendant zur Auftragsakte in anderen Dienstleistungsbranchen: ein Ordnungsprinzip, das alle Vorgänge an einem Geschäftsfall zusammenführt.

Warum der Schadensakt über die Marge entscheidet

Abgerechnet werden kann nur, was nachweisbar ist. Sind Dokumente über Mailpostfächer, Handyfotos und Papierordner verteilt, fehlen bei der Prüfung durch Auftraggeber oder Versicherung einzelne Belege – mit der Folge von Rückfragen, verzögerter Freigabe oder gekürzten Positionen. Ein vollständiger Akt verkürzt genau diese Schleife.

Was eine durchgängige Aktenführung ausmacht

Entscheidend ist, dass Dokumentation und Abrechnung aus demselben Datenbestand entstehen und nicht zweimal erfasst werden: Was am Fall erfasst wird, steht für Nachweis, Angebot und Rechnung zur Verfügung. Technisch ist das die Verbindung von Auftragswesen, Dokumentation und Verrechnung über einen gemeinsamen Auftragsbezug.