Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht legt fest, wie lange geschäftliche Unterlagen verfügbar bleiben müssen. In Deutschland ergeben sich die Fristen aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch und sind gestaffelt: Für Bücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege gelten deutlich längere Fristen als für Handels- und Geschäftsbriefe.

Was dazugehört

Nicht nur Rechnungen und Bankbelege, sondern auch die Unterlagen, die einen Geschäftsfall begründen: Leistungsnachweise, Stundenaufzeichnungen, Protokolle und Fotos. Bei einer Prüfung zählt die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsfalls, nicht die Ablagestruktur.

Digital aufbewahren heißt unveränderbar aufbewahren

Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, unveränderbar und über die gesamte Frist lesbar bleiben – die GoBD konkretisieren das. In der Praxis ist das der Grund, Nachweise am Auftrag zu führen statt in persönlichen Ordnern und Postfächern, siehe Auftragswesen. Die Fristen wurden zuletzt angepasst; der aktuelle Stand gehört mit der Steuerberatung geprüft.