DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur strukturierten Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Wiederauffindung digitaler Dokumente. Es löst Papierablagen und verteilte Datei-Shares ab und schafft eine zentrale, revisionssichere Dokumentenbasis.
Funktionen eines DMS
Typische Funktionen sind Volltextsuche, Versionsverwaltung, Berechtigungssteuerung, Workflow-Unterstützung (z. B. Freigaben), automatisierte Archivierung sowie Schnittstellen zu E-Mail-, ERP- und Buchhaltungssystemen. Belege werden erfasst, verschlagwortet und revisionssicher abgelegt.
Nutzen und Compliance
Ein DMS verkürzt Suchzeiten, reduziert Medienbrüche und unterstützt die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und GoBD-Pflichten. Gleichzeitig bildet es die Basis für digitale Prozesse – von der Eingangsrechnung über den Vertrag bis zur Personalakte.