Mobile Prozesse im Außendienst

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Wir, die A.S.E. Ebner & Partner GmbH, sind stetig bemüht innovative Lösungen für unsere Kunden und Interessenten zu entwickeln. Speziell im Bereich der Mobilität haben wir uns neu ausgerichtet und ein eigenständiges mobiles System namens „undock“ entwickelt. Unser Ziel ist es eine umfangreiche und gleichzeitig einfache Plattform zur Digitalisierung von betrieblichen Prozessen zu schaffen. Mit diesem neuen Ansatz stellen wir uns aktuell Themen wie Zeiterfassung, digitalen Formularen, Einsatzüberwachung, IoT, KFZTracking und Messaging. „undock“ kann dabei als eigenständiges System, in Kombination mit unserer Unternehmenssoftware für Gebäudereiniger „A.S.E. Workgroups V2“ oder in Kombination mit anderen Systemen zum Einsatz gebracht werden. Im Nachfolgenden präsentieren wir Ihnen bespielhafte Prozesse und Lösungsansätze-

Mobiler Terminkalender

Die Übersicht über zugeteilte Termine bietet Mitarbeitern eine zentrale Plattform für effizientes Arbeiten. Hier können sie Navigation oder Zeiterfassung direkt starten. Zusätzlich bietet der Terminkalender die Möglichkeit innerhalb eines Termins digitale Formulare zu erstellen oder zu bearbeiten. Diese integrierten Funktionen verbessern nicht nur die zeitliche Organisation, sondern optimieren auch die Datenerfassung. Durch diese Effizienzsteigerung wird die Arbeitsqualität verbessert, Fehler minimiert und der gesamte Arbeitsprozess erheblich vereinfacht.

Terminkalender undock

Digitales Besichtigungs-protokoll

Der Mitarbeiter erstellt vor Ort ein digitales Besichtigungsprotokoll, indem er vorgegebene Leistungsverzeichnisse verwendet, um Aufgaben, Räume und Intervalle festzulegen. Mit einer Skizzenfunktion erfasst er alle Räume, ordnet Bilder und Leistungen zu, was die Grundlage für die Kalkulation bildet. Diese effiziente Methode ermöglicht eine präzise Dokumentation und dient als wichtige Informationsquelle für die weitere Planung und Bewertung von Projekten.

Mobile Angebotsstellung

Automatisiert erstellt das System Raum für Raum ein detailliertes digitales Besichtigungsprotokoll, das alle benötigten Daten für die Angebotserstellung enthält. Dieses Dokument bietet nicht nur eine umfassende Übersicht über die Anforderungen, sondern kann auch direkt vor Ort unterzeichnet werden, was den Prozess beschleunigt und den Kundenkontakt verbessert. Nach Abschluss der Besichtigung werden sämtliche Informationen, einschließlich Fotos und Berichte, automatisch synchronisiert. Diese nahtlose Integration von Daten ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten, steigert die Effizienz des gesamten Arbeitsablaufs und stellt sicher, dass alle benötigten Informationen präzise erfasst und genutzt werden.

Angebot undock

Mobile Zeiterfassung

Durch Smartphones und die undock Times-App wird die Zeiterfassung in Echtzeit ermöglicht. Diese innovative Technologie gewährleistet, dass der Disponent stets den Überblick über alle Aufgaben behält. Offene Tätigkeiten werden dem Mitarbeiter in Form von Piktogrammen angezeigt, was eine klare und sofortige Orientierung ermöglicht. Diese visuelle Darstellung fördert nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch Missverständnisse und beschleunigt die Kommunikation. Die Echtzeit-Zeiterfassung steigert die Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung und erleichtert die nahtlose Koordination zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten, was zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf und gesteigerter Produktivität führt.

Digitale Arbeitsscheine

Für Sonderreinigungen und zusätzliche Aufgaben
bieten wir die Möglichkeit, die Arbeiten digital zu
dokumentieren und zu bestätigen. Sobald der
Einsatz abgeschlossen ist, werden alle erfassten
Daten automatisch synchronisiert, und der unterzeichnete
Arbeitsschein als PDF-Datei übertragen.
Dies ermöglicht eine präzise und effiziente
Nachverfolgung und Dokumentation von speziellen
Reinigungsanforderungen und ergänzenden
Leistungen, die während des Einsatzes erbracht
wurden. Speziell in diesem Bereich erhält
man dadurch einen lückenlosen und effizienten
Durchlauf zwischen Innendienst und Außendienst

Digitale Arbeitsscheine- undock

Fazit

Das vorgestellte System „undock“ der A.S.E. Ebner & Partner GmbH, revolutioniert den mobilen Außendienstprozess. Mit diesem innovativen Ansatz wird Raum für Raum ein digitales Besichtigungsprotokoll erstellt, das nicht nur alle notwendigen Daten für Angebote enthält, sondern auch direkt vor Ort unterzeichnet werden kann. Die nahtlose Synchronisation von Daten, Fotos und Berichten nach Abschluss der Besichtigung verbessert die Effizienz erheblich. Die Integration von Zeiterfassung in Echtzeit und die Möglichkeit zur Erstellung und Bearbeitung digitaler Formulare während der Termine bieten einen lückenlosen und effizienten Arbeitsablauf. „undock“ stellt somit einen bahnbrechenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Außendienst dar.